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| 会議事前検討シート 〜シートの内容説明〜 |
| （１）会議事前シート作成の目的 |
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ボランティアセンター職員は、より良い会議運営をすることが協働へつながる１つの方法と考えています。より良い会議運営の１つの方法として、「会議事前検討シート」に記載することで会議にのぞむ姿勢を考えるきっかけとなると感じています。 このシートはまだ、検討すべき内容もあり、何度か利用していく中で、作りかえていく必要があると思いますが、会議をどのように進めていくかを考えていくことが重要なこととしてとらえ作成をしました。 「会議事前シート@」と「会議事前シートA進行表」の２種類を作成しました。 「会議事前シート@」・「会議事前シートA進行表」【doc形式】 なお、それぞれのシートの説明を（２）と（３）に記載しましたので、あわせて参考としてください。 |
| （２）「会議事前検討シート@」の内容の説明 |
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@記入者名 ・誰が責任を持つかを明らかにすること。 A会議名 ・会議によっては工夫した名称があっても良いのではないか。来たくなるようなネーミング、メインタイトルの会議名はかたいものでも、たとえば、サブタイトルをやわらかくするなどの工夫があってもよいのではないか。 B会議の目的 ・「建前」と「本音」を記載することで担当者が何を意図しているのかをパーセントにして分かりやすく理解すること。 ・会議の目的とあわせて、この会議で何をねらっているのか担当者の目線で記載する。 C会議の日時 ・１回の会議で１回書くように、単発で記載する。 ・会議を朝やるのか午後やるのか夜やるのか。会議に対する意気込みを環境の面から見て行く。 ・会場は人数にあっているのかを明らかにするためのもの。 D議題 ・議題は目的とあっているのか。興味のわかないような議題が並んでいると参加意欲が減るので、関心を持つようなメリットを強調したような議題をつくっていくことを意識するための項目 E会議のタイプ ・数が多いので５〜６つぐらいに集約しても良いと思う。 F主な出席者 ・会議で「進行をする人」「結論をだす人」「結論を受けて実行する人」「事前に根回しが必要な人」「無反応の人」など、その会議に関わる重要な人を中心にチェックするための項目。 ・立場・所属の項目は「委員長」「ボランティア代表者」「施設職員」という程度で良いのではないか。 ・意見の引き出し方は、出席者がどのような意見を表明するかではなく「ワーカーがこの人からどう意見を引き出すか」をイメージして記載した項目。 G出席者 ・当日議論を混乱させないために、事前に根回しが必要な人などへきちんと説明をするなど、チェックしておくための項目。 H論点 ・議題の中で議論をするために何が重要なのかを明らかにするための項目。 ・何を優先して議論したほうがよいのかポイントを絞るための項目。 ・議論をするために、必要な情報提供や、客観的に判断するにはどのようにしたら良いのかを明らかにするための項目。 |
| （３）「会議事前検討シートA進行表」の内容の説明 |
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@T参加（いかに巻き込むか） 会議がはじまってすぐに意見が出にくいと思うのでワーカーとして何をするかの項目。 ※意見が出ない理由として、たとえば、「趣旨を理解していない」のであれば、その趣旨 を理解できるように解説をすることが大切であり、情報の資料をきちんと用意するこ との必要性。場合によっては事前に必要な人には説明することが大切ではないか。 ※「○○さんいかがでしょうか？」と司会者が意見を求めても、意見が出ないと思うが、 司会者が「この点についてこういう意見がでましたけれども、これについて○○さん ○○の立場からいかがでしょうか？」と質問をすれば意見がでてくると思う。ワーカ ーがこの時にどのような情報提供をするかが議事を進行する上で大切と思う。 ※会議の参加者が意見を出せるような状態にし、その上で司会者が参加者に意見を求め れば意見がでてくる。 AU対立（反対意見も含めて議論する） ここでは「議論が拡散する」「議論のずれが起きる」「重要なことと議題とは関係のな いことが話の中に起こる」「話が飛躍する」「否定的な意見が出て不快感を感じる」「あ いまいな表現で誤解が生じる」などいろいろな意見が出て、時に混乱するときがある。 そういう議論をいかに調整するかを記載する項目。 BV意味づけ（共通・相違の確認） それぞれの真意を明らかにして、みんなの違いと同じことを明らかにして合意に向け ての整理をしていく項目。ワーカーの論理整理として大事なところ。 整理するポイントは以下の※を参考にする。 ※反対意見がいろいろ出ても理由がはっきりするようにする。あいまいに感覚的にこれ は嫌だなど、感情的にならないようにすること。同じように賛成する時にも理由をは っきりとするようにする。 ※「このように○点整理されます」１つは○○などいくつかの点に分けて整理すること ※自分の意見はこうだけれども、相手の立場に立ってみるとこうなるなど、相手と自分 とを比較するような表現で整理すること。 ※否定的な表現ではなく、前向きな表現にしていく。 ※メリットばかりでなく、デメリットとのバランスをとることも大切。 CW合意（判断基準の明確化と意見の一致） 判断基準や合意内容を明確にし、最終的に○○が確認されました。残されたことが○ ○です。残されたことについては、いつどのようにやるのかを伝えるための項目。 判断基準や合意内容として以下の※のようなものを参考にする。 ※「決定事項」「優先順位」「実施の有無」「緊急性」「お金がかかるかどうか」「どれだけ 満足感があるか」「手続きの有無」「この場で判断できるかどうか」 ※この合意の項目は、結論に近いもので、会議の論議を通じて見えてくるものがあるの で、記載できないこともあると思う。 |
| （４）「会議事前検討シート@」「会議事前検討シートA進行表」のひな形 |
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次ページに、「会議事前検討シート@」「会議事前検討シートA進行表」のひな形を掲載しましたので、参考にしていただければと思います。 「会議事前シート@」・「会議事前シートA進行表」【doc形式】 |
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